Polityka prywatności HomeOffico

1. Polityka prywatności i zobowiązanie do ochrony danych

HomeOffico przykłada dużą wagę do ochrony prywatności użytkowników oraz przejrzystości zasad przetwarzania danych osobowych. Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

Korzystając z serwisu https://homeoffico.com, użytkownik ma dostęp do informacji o usługach organizacji i optymalizacji przestrzeni pracy w domu i biurze, w tym do formularza kontaktowego, materiałów poradnikowych, studiów przypadków, opinii klientów oraz możliwości umówienia konsultacji. W związku z tymi funkcjonalnościami przetwarzane są dane osobowe w zakresie niezbędnym do zapewnienia prawidłowego działania serwisu i realizacji usług.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych użytkowników serwisu homeoffico.com jest:

HomeOffico
Serwis organizacji i optymalizacji przestrzeni pracy
Adres kontaktowy: ul. Przykładowa 1, 00-000 Warszawa (Polska)
Adres e-mail: [email protected]
Strona internetowa: https://homeoffico.com

Z administratorem danych można skontaktować się w szczególności drogą elektroniczną pod adresem e-mail [email protected] w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, realizacją praw użytkownika oraz wszelkimi pytaniami dotyczącymi niniejszej Polityki prywatności.

3. Zakres przetwarzanych danych

Zakres przetwarzanych danych osobowych zależy od tego, w jaki sposób użytkownik korzysta z serwisu homeoffico.com oraz z jakich funkcjonalności i usług korzysta. W szczególności mogą być przetwarzane następujące kategorie danych:

• Dane identyfikacyjne – takie jak imię, nazwisko, nazwa firmy (jeśli dotyczy), stanowisko, dane dotyczące rodzaju prowadzonej działalności lub charakteru pracy w danej przestrzeni.
• Dane kontaktowe – adres e-mail, numer telefonu, ewentualnie adres korespondencyjny, jeżeli użytkownik dobrowolnie go poda w celu umówienia konsultacji lub przygotowania oferty.
• Dane przesyłane w formularzach – informacje wprowadzone w formularzu kontaktowym lub formularzu rezerwacji konsultacji, takie jak opis aktualnej przestrzeni pracy, oczekiwania dotyczące organizacji i ergonomii, preferencje co do terminu i formy konsultacji, budżet oraz inne dobrowolnie podane informacje istotne z punktu widzenia realizacji usługi.
• Dane związane z korzystaniem z serwisu – dane techniczne i eksploatacyjne, takie jak adres IP, typ i wersja przeglądarki, ustawienia językowe, system operacyjny, informacje o urządzeniu, data i czas odwiedzin, odwiedzane podstrony (np. /services/, /process/, /tips/, /guides/), źródło wejścia na stronę, dane zbierane za pomocą plików cookies i podobnych technologii – w zakresie opisanym w Polityce cookies.
• Dane związane z komunikacją – treść korespondencji, notatki z rozmów (np. podczas konsultacji online lub telefonicznej), informacje o statusie zgłoszenia czy rezerwacji oraz historii kontaktu z HomeOffico.
• Dane marketingowe i statystyczne – informacje o preferencjach dotyczących otrzymywania komunikacji marketingowej (np. zgody marketingowe), dane agregowane na potrzeby analityki, optymalizacji serwisu, a także pomiaru skuteczności kampanii.

Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach może być niezbędne do zawarcia lub realizacji umowy, odpowiedzi na zapytanie, przygotowania oferty lub umówienia konsultacji. Brak podania danych może wówczas uniemożliwić skorzystanie z wybranych funkcjonalności serwisu lub usług HomeOffico.

4. Cele przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe użytkowników serwisu homeoffico.com mogą być przetwarzane w następujących celach:

• Realizacja usług i obsługa współpracy – w szczególności w celu przedstawienia oferty dotyczącej organizacji i optymalizacji przestrzeni pracy, przygotowania koncepcji rozplanowania stanowisk, doboru rozwiązań ergonomicznych, prowadzenia konsultacji oraz realizacji zamówionych usług.
• Obsługa zapytań i komunikacja – odpowiedź na pytania przesłane za pomocą formularza kontaktowego, formularza rezerwacji, czatu, telefonu lub wiadomości e-mail, a także prowadzenie bieżącej korespondencji dotyczącej usług HomeOffico.
• Organizacja konsultacji i spotkań – planowanie i koordynacja terminów konsultacji (online lub stacjonarnych), przypomnienia o zbliżających się terminach, potwierdzenia rezerwacji oraz informacje organizacyjne.
• Przygotowanie rekomendacji i rozwiązań – opracowanie spersonalizowanych propozycji organizacji przestrzeni pracy, raportów, zestawień rekomendowanych rozwiązań lub partnerów produktowych (np. producenci mebli czy akcesoriów ergonomicznych).
• Marketing bezpośredni własnych usług – przesyłanie informacji o nowych usługach, materiałach poradnikowych, wydarzeniach, aktualizacjach serwisu lub ofertach specjalnych dotyczących HomeOffico, o ile użytkownik wyraził zgodę na otrzymywanie takiej komunikacji lub istnieją inne podstawy prawne do kontaktu marketingowego.
• Prowadzenie analiz i statystyk – analiza sposobu korzystania z serwisu, pomiar efektywności poszczególnych podstron (np. /projects/, /testimonials/, /tips/), optymalizacja treści i funkcjonalności, poprawa użyteczności, ergonomii i bezpieczeństwa serwisu.
• Realizacja obowiązków prawnych – wywiązywanie się z obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności podatkowych i rachunkowych, a także udzielanie odpowiedzi na uprawnione żądania organów publicznych.
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń – zabezpieczenie informacji na potrzeby ewentualnych sporów, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.

5. Podstawa prawna przetwarzania danych

Dane osobowe są przetwarzane wyłącznie w przypadkach i w zakresie, w jakim istnieje ku temu podstawa prawna określona w RODO. W ramach serwisu homeoffico.com wykorzystuje się w szczególności następujące podstawy prawne:

• Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda użytkownika
  gdy użytkownik dobrowolnie wyraża zgodę na przetwarzanie danych w określonym celu, np. w celu otrzymywania newslettera, materiałów marketingowych lub informacji o nowych usługach.
• Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do wykonania umowy
  gdy przetwarzanie danych jest konieczne do przygotowania oferty, zawarcia i wykonania umowy dotyczącej usług HomeOffico, obsługi rezerwacji, konsultacji lub innej formy współpracy.
• Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny
  gdy przetwarzanie jest niezbędne do wywiązania się z obowiązków prawnych ciążących na administratorze, np. obowiązków podatkowych lub rachunkowych.
• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes administratora
  gdy przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów HomeOffico, takich jak zapewnienie bezpieczeństwa serwisu, prowadzenie analiz i statystyk, marketing bezpośredni własnych usług (w uzasadnionym zakresie), obsługa zgłoszeń, a także ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń.

W przypadkach, w których podstawą przetwarzania jest zgoda użytkownika, zgoda może zostać w każdej chwili wycofana, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

6. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe użytkowników mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom, które współpracują z HomeOffico przy świadczeniu usług lub utrzymaniu serwisu, oraz wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów. Mogą to być w szczególności:

• Partnerzy technologiczni – dostawcy usług hostingowych, narzędzi do obsługi poczty elektronicznej, systemów CRM, narzędzi do analityki ruchu w serwisie, systemów zarządzania treścią oraz rozwiązań zapewniających bezpieczeństwo i stabilność serwisu homeoffico.com.
• Dostawcy narzędzi do rezerwacji i zarządzania konsultacjami – systemy służące do planowania spotkań, wysyłki powiadomień o terminach konsultacji, prowadzenia kalendarza oraz organizacji komunikacji z klientami.
• Partnerzy wspierający realizację usług – podmioty współpracujące przy przygotowaniu projektów, wizualizacji, dokumentacji lub rekomendacji rozwiązań związanych z organizacją przestrzeni pracy, o ile jest to niezbędne do właściwej realizacji usług na rzecz użytkownika.
• Dostawcy usług księgowych i prawnych – w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków prawnych, rozliczeń oraz ochrony prawnej HomeOffico.
• Organy publiczne – wyłącznie w przypadkach, gdy wynika to z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa lub prawomocnych orzeczeń i decyzji uprawnionych organów.

Współpraca z podmiotami przetwarzającymi dane odbywa się na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych, które określają m.in. zakres i cel przetwarzania, wymagane zabezpieczenia oraz obowiązki i odpowiedzialność stron. HomeOffico nie sprzedaje danych osobowych użytkowników podmiotom trzecim.

7. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, lub przez okres wymagany przepisami prawa. W szczególności:

• dane przetwarzane w celu przygotowania oferty, zawarcia i realizacji umowy dotyczącej usług HomeOffico – są przechowywane przez czas trwania współpracy oraz przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń związanych z tą współpracą;
• dane przetwarzane w celu obsługi zapytań oraz korespondencji – są przechowywane przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi i zakończenia komunikacji, a następnie przez okres wynikający z uzasadnionego interesu administratora (np. związany z ewentualną koniecznością wykazania przebiegu kontaktu);
• dane przetwarzane w celu marketingu bezpośredniego – są przetwarzane do czasu wycofania zgody lub zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingowych;
• dane przetwarzane w celu wywiązania się z obowiązków prawnych – są przechowywane przez okres wymagany odpowiednimi przepisami (np. prawa podatkowego lub rachunkowego);
• dane techniczne i statystyczne związane z korzystaniem z serwisu – są przechowywane przez okres wynikający z cyklu życia stosowanych plików cookies i narzędzi analitycznych, zgodnie z Polityką cookies, lub przez okres niezbędny do realizacji celów analitycznych i bezpieczeństwa.

Po upływie właściwych okresów przechowywania dane są usuwane lub poddawane procesowi anonimizacji, uniemożliwiającemu identyfikację osoby, której dane dotyczą.

8. Prawa użytkownika

Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa wynikające z RODO:

• Prawo dostępu do danych – prawo do uzyskania potwierdzenia, czy dane osobowe są przetwarzane, a jeżeli tak – do uzyskania dostępu do nich oraz informacji m.in. o celach, kategoriach danych i okresie przechowywania.
• Prawo do sprostowania danych – prawo do żądania niezwłocznego sprostowania dotyczących użytkownika danych osobowych, które są nieprawidłowe, oraz uzupełnienia danych, które są niekompletne.
• Prawo do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) – prawo do żądania usunięcia danych osobowych w przypadkach przewidzianych w RODO, m.in. gdy dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, gdy zgoda została cofnięta (i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania) lub gdy zgłoszono skuteczny sprzeciw wobec przetwarzania.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania – prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach przewidzianych w RODO, np. na czas weryfikacji prawidłowości danych lub rozpatrywania sprzeciwu.
• Prawo do przenoszenia danych – prawo do otrzymania dostarczonych administratorowi danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz prawo do przesłania tych danych innemu administratorowi, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany.
• Prawo do sprzeciwu – prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych opartego na uzasadnionym interesie administratora, w tym wobec przetwarzania danych w celach marketingu bezpośredniego (w tym profilowania na potrzeby tego marketingu).
• Prawo do wycofania zgody – w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, użytkownik może w każdej chwili wycofać zgodę, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
• Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – prawo do złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), jeżeli użytkownik uzna, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.

W celu realizacji powyższych praw użytkownik może skontaktować się z administratorem danych za pośrednictwem adresu e-mail [email protected] lub pisemnie na adres wskazany w części dotyczącej administratora danych. Administrator dokłada starań, aby w możliwie krótkim czasie udzielić odpowiedzi na żądanie, nie później jednak niż w terminach wynikających z przepisów prawa.

9. Zabezpieczenia danych osobowych

HomeOffico stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych oraz ich ochronę przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem. W szczególności:

• stosowane są rozwiązania techniczne zapewniające bezpieczne połączenie z serwisem homeoffico.com (m.in. szyfrowanie transmisji danych za pomocą protokołu HTTPS);
• dostęp do systemów, w których przetwarzane są dane, jest ograniczony do upoważnionych osób oraz chroniony odpowiednimi mechanizmami uwierzytelniania;
• regularnie aktualizowane są rozwiązania programistyczne oraz narzędzia wykorzystywane do utrzymania serwisu i systemów wspierających;
• stosowane są procedury wewnętrzne dotyczące bezpieczeństwa informacji oraz zasad przetwarzania danych osobowych, w tym w zakresie nadawania i weryfikacji uprawnień dostępowych;
• w relacjach z podmiotami przetwarzającymi dane zawierane są umowy powierzenia przetwarzania, określające m.in. wymagane standardy bezpieczeństwa.

Mimo podejmowania adekwatnych środków bezpieczeństwa, korzystanie z usług świadczonych drogą elektroniczną wiąże się z ryzykiem wynikającym z charakteru sieci Internet. Użytkownik powinien również stosować odpowiednie środki ostrożności, takie jak korzystanie z aktualnego oprogramowania, zabezpieczenie urządzeń hasłem oraz zachowanie poufności danych logowania do wykorzystywanych usług.

10. Zmiany w Polityce prywatności

Niniejsza Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku zmian w obowiązujących przepisach prawa, zmian w funkcjonalnościach serwisu homeoffico.com lub w sposobie przetwarzania danych osobowych przez HomeOffico.

Zaktualizowana wersja Polityki prywatności będzie każdorazowo publikowana na stronie https://homeoffico.com/privacy-policy/ wraz ze wskazaniem daty ostatniej aktualizacji. W przypadku istotnych zmian, które mogą mieć wpływ na prawa lub obowiązki użytkowników, HomeOffico może dodatkowo poinformować o zmianach za pośrednictwem serwisu (np. poprzez odpowiedni komunikat) lub drogą elektroniczną, o ile posiada odpowiednie dane kontaktowe.

Data ostatniej aktualizacji: 30.03.2026 r.